Protocolo en la correspondencia

PROTOCOLO EN LA CORRESPONDENCIA 

A diferencia de la correspondencia personal, no debe estar escrita nunca a mano. Como dijimos en el capítulo de hablar por teléfono la carta debe tener una buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc. Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación.
El papel, siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo, o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web si se tiene. El papel debe ser de buena calidad sin llegar al "cartón", difícil de doblar y ensobrar. El tamaño utilizado por excelencia es el DIN A4 (21,5 x 29, 5) debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible utilizar el tamaño folio (21,5 x 35).
Como dijimos no escriba nunca correspondencia comercial a mano. Puede utilizar la máquina de escribir (manual o eléctrica) o el ordenador. El tipo de letra a utilizar deberá ser de un tamaño adecuado (unos 10 puntos por pulgada está bien), y la fuente debería ser clara y legible (Times New Roman, Arial, Helvética o similar), evitando utilizar esas fuentes tan "bonitas" que tenemos en nuestro ordenador. Procure evitar utilizar más de dos tipos de letra distintos en sus cartas, utilizando varias fuentes para remarcar cada palabra, quedando su carta como una exposición de tipos de letra.

PROTOCOLO DE TARJETAS

A la hora de utilizar y confeccionar tarjetas de visita, deberemos analizar el uso de las mismas: personal o profesional. El formato más utilizado para ambos casos es la tarjeta de 9,5 de ancho por 5,5 de alto (cms). El color siempre blanco o marfil, para tarjetas personales, y para uso profesional/empresarial, se pueden admitir diseños y colores mucho más atrevidos. El sobre a utilizar, deberá ser del mismo tamaño, color y tipo de papel que la tarjeta de visita. Los datos indicados en la misma varían dependiendo del uso. Las tarje tas de visita personales ponen el nombre de la persona con sus dos apellidos, y debajo si lo desea el nombre de su pareja/cónyuge. Aunque aún se utiliza, está cayendo en de uso la utilización del nombre de la esposa, su primer apellido y luego seguido "del primer apellido del marido". Por ejemplo Carlos Redondo Silvarius y debajo María Jensen de Redondo. Ahora es más habitual poner sus nombres completos. En la parte inferior (centrado o parte inferior derecha) la dirección y si lo desea al teléfono. En estas tarjetas no se debería poner cargos de empresa ni departamentos. Sólo se admite en títulos nobiliarios.
Estas tarjetas de visita profesionales pueden contener los datos de cualquier tarjeta de visita de uso personal, más el logo de la empresa, el cargo o departamento ocupado (justo debajo del nombre), y la dirección de la empresa. En determinadas tarjetas figura en la parte inferior izquierda la dirección de trabajo y en la parte inferior derecha la dirección particular del titular de la misma. Suelen hacerlo representantes de comercio para que estén mej or localizados debido a su movilidad.
Hay personas, generalmente profesionales, que utilizan sus tarjetas para ambos ámbitos, debido a la similitud de las mismas. (Solo se diferencian en que debajo del nombre ponen la profesión: médico, veterinario, etc). No suelen contener ningún logo, y la dirección del negocio o consulta, suele coincidir con su domicilio o la misma dirección aunque distinto piso o planta. 

PROTOCOLO PARA HACER UNA CARTA

Es evidente que el uso de las nuevas tecnologías está dejando a un lado la práctica de escribir cartas tradicionales, de nuestro puño y letra. Aunque antes de la "popularización" de los ordenadores personales, el teléfono ya había dado un importante "golpe" a este medio de comunicación: la carta manuscrita. No obstante, aún seguimos utilizando este medio para determinadas ocasiones que ahora veremos.Con respecto a como realizar una carta (tratamientos, membrete, fecha, destinatario, cuerpo, despedida,
Antefirma y firma) puede ver en este mismo capítulo de la correspondencia, el tema correspondiente donde se explica con detalle.
Si hablamos de escritura las principales cartas utilizadas habitualmente son (aunque existen otras muchas, tantas como motivos tengamos para expresar algo):
poner la fecha después a quien te diriga pones querida/os tenga una letra visible que el lector no tenga dificultad de leer, respetar los puntos y comas, corregir la ortografía.
fecha remitente (non. de quien escribe, dirección, ciudad, cp.)destinatario (nombre dirección colonia delegación cp.) saludo, contenido, explicación,, claridad, limpieza, datos correctos, firma
Fuente(s):Una pregunta es comercial o personal tu carta? no lo especificaste
CLASES DE CARTAS:
1. CARTAS DE AGRADECIMIENTO.
Son aquellas en las que expresamos nuestras más sinceras gracias por un favor realizado, por una ayuda prestada, por una hospitalidad recibida, etc. Aunque el teléfono ha dado al traste con la mayor parte de ellas. 2. CARTAS DE DISCULPA.
Aquellas cartas que escribimos para disculpar cierta incorrección, actitud o error cometido en el transcurso de un encuentro. Generalmente se da la razón por la que cometió el error o por la falta de asistencia.
3. CARTAS DE SOLICITUD.
En determinadas ocasiones necesitamos información, datos sobre un producto o servicio, un empleo, etc. En todas ellas habrá que expresar de forma muy clara el objeto de la misma, de forma breve y clara.
4. CARTAS DE FELICITACIÓN.
Si desarrollamos una mínima vida social, hay múltiples ocasiones en las que poder felicitar. Desde el nacimiento de un nuevo bebé, hasta un ascenso en el trabajo, la obtención de un título académico, etc. Aunque la mayoría de ellas comparten una estructura común, podemos encontrar diferentes maneras de expresarlo por medios escritos. 
5. CARTAS DE PRESENTACIÓN.
Aunque son cartas que prácticamente no se utilizan la actualidad, en otros tiempos fueron muy utilizadas para darse a conocer en el nuevo entorno donde se iba a desarrollar nuestra vida laboral o profesional. Hoy día se utiliza la presentación personal, por que se juzga más conveniente y directa. No obstante si queremos hacer llegar más detalles nuestros, no está demás redactar una carta de presentación para nuestros superiores o compañeros de trabajo o profesión.
6. CARTAS DE INVITACIÓN.
Aunque lo habitual es confeccionar una "invitación" para la mayor parte de celebraciones, existen muchas otras ocasiones en que invitamos a un reducido grupo de amigos, familiares o compañeros de trabajo y no se hace necesaria tal formalidad; si queremos algo más que una llamada telefónica, podemos recurrir a una carta de invitación.

PORTAFOLIO DE SERVICIO DE LA ORGANIZACIÓN
 

Un portafolio de servicios es un documento en el cual se contempla la información básica y precisa de una empresa.
Mediante el Portafolio de Servicios, la empresa da a conocer en forma detallada las cosas, elementos, productos y servicios que ofrece a sus clientes.
También se puede denominar cartera de servicios, y su significado es lo mismo.
 

PARTES QUE COMPONEN UN PORTAFOLIO DE SERVICIOS
 

ü Breve reseña histórica de la empresa.
ü Visión
ü Misión
ü Objetivos de nuestra empresa
ü Productos
ü Servicios
ü Garantías
ü Socios
ü Proveedores
ü Respaldos
ü Clientes de la empresa
ü Datos de contacto como:
- correo electrónico,
- dirección,
- teléfono,
- fax etc....
Esta información debe ser breve pero concisa de tal manera que en pocas palabras el cliente o prospecto la tenga en cuenta y le sea atractiva la propuesta que la empresa desea proyectar.
Por lo tanto es indispensable que la imagen corporativa sea de lo más presentable y llamativa sin faltar a los recursos protocolarios que la gestión amerita.